Saat ayam datang dari supplier, restoran sebaiknya tidak langsung memindahkan seluruh produk ke chiller atau freezer. Lakukan proses penerimaan atau receiving terlebih dahulu untuk memastikan produk yang datang sesuai dengan pesanan dan spesifikasi yang telah disepakati.
Beberapa hal utama yang perlu diperiksa adalah jenis produk, kondisi segar atau frozen, suhu saat diterima, kondisi kemasan, jumlah atau berat, ukuran ayam, pola parting, serta informasi tanggal pada produk. Hasil pemeriksaan sebaiknya dicatat sebelum barang masuk ke area penyimpanan.
Jawaban singkat: Saat menerima ayam dari supplier, restoran sebaiknya memeriksa minimal tujuh hal: kesesuaian dengan pesanan, kondisi kemasan, suhu produk, berat atau jumlah, ukuran dan potongan, kondisi fisik produk, serta informasi tanggal. Jika terdapat ketidaksesuaian, pisahkan produk tersebut dan lakukan verifikasi sebelum diterima ke dalam stok.
Checklist yang konsisten membantu tim purchasing dan dapur mendeteksi masalah lebih awal, menjaga kesesuaian stok, dan mengurangi perselisihan mengenai jumlah atau spesifikasi setelah barang sudah masuk ke penyimpanan.
Apa yang Harus Dicek Saat Ayam dari Supplier Datang?
Pemeriksaan sebaiknya dilakukan segera ketika barang tiba. Jangan menunda receiving terlalu lama karena produk ayam memerlukan pengendalian suhu selama proses distribusi dan penyimpanan.
Berikut checklist ringkas yang dapat digunakan:
| Yang diperiksa | Apa yang perlu dicek |
|---|---|
| Jenis produk | Sesuai purchase order atau pesanan |
| Kondisi produk | Segar atau frozen sesuai spesifikasi |
| Suhu | Sesuai jenis produk dan standar penerimaan restoran |
| Kemasan | Utuh, bersih, tidak bocor atau rusak |
| Jumlah dan berat | Sesuai invoice, PO, atau spesifikasi pemesanan |
| Ukuran | Sesuai rentang berat yang disepakati |
| Parting | Jumlah dan pola potongan sesuai pesanan |
| Informasi tanggal | Tanggal produksi, kedaluwarsa, atau penerimaan dapat diidentifikasi |
Restoran dapat menambahkan parameter lain sesuai jenis produk dan SOP internalnya.
1. Cocokkan Produk dengan Purchase Order
Langkah pertama adalah memastikan barang yang datang sama dengan barang yang dipesan.
Periksa:
- Nama atau jenis produk
- Ayam segar atau frozen
- Ayam utuh, karkas, parting, atau fillet
- Jumlah ekor atau kilogram
- Jumlah kemasan
- Rentang berat jika ditentukan
- Jumlah parting
- Potongan custom jika ada
Kesalahan yang terlihat sederhana dapat memengaruhi produksi. Misalnya, dapur memesan parting 8 tetapi menerima parting 10. Jumlah kilogramnya mungkin sama, tetapi ukuran lauk dan jumlah porsi yang dihasilkan dapat berbeda.
Perbedaan parting dan penggunaannya dibahas lebih lengkap pada artikel ayam parting 4, 8, 10, atau 12 untuk usaha.
2. Periksa Kondisi Kemasan
Kemasan merupakan salah satu bagian pertama yang dapat diperiksa tanpa membuka produk.
Pastikan:
- Kemasan tidak bocor
- Kemasan tidak robek
- Tidak terdapat kerusakan yang membuat produk terekspos
- Wadah pengiriman dalam kondisi bersih
- Label atau identitas produk masih dapat dibaca jika tersedia
- Tidak terdapat cairan yang keluar dan mencemari kemasan lain
Persyaratan higiene sanitasi Kementerian Kesehatan juga memasukkan kondisi kemasan sebagai bagian pemeriksaan bahan baku. Produk dalam kemasan perlu diperiksa agar tidak kedaluwarsa dan kemasannya tidak rusak.
Jika terdapat satu kemasan bocor di antara beberapa kemasan yang baik, pisahkan kemasan tersebut terlebih dahulu. Jangan langsung mencampurkannya dengan stok yang sudah diterima.
3. Periksa Suhu Produk Saat Diterima
Suhu produk perlu diperiksa sebagai bagian dari receiving, terutama untuk ayam segar dan frozen yang bergantung pada rantai dingin.
Kementerian Kesehatan mensyaratkan bahan pangan berada pada wadah dan suhu yang sesuai dengan jenis pangan ketika diterima.
Restoran sebaiknya memiliki standar penerimaan yang sudah disepakati dengan supplier, misalnya:
- Produk ayam segar diterima dalam kondisi dingin sesuai spesifikasi produk.
- Produk frozen diterima tetap dalam kondisi beku.
- Tidak terdapat tanda produk frozen telah mencair selama perjalanan.
- Suhu diperiksa menggunakan alat yang sesuai dan hasilnya dicatat jika diperlukan.
Jika suhu tidak sesuai dengan spesifikasi penerimaan yang telah ditetapkan, jangan langsung memasukkan produk ke stok reguler. Pisahkan terlebih dahulu untuk dievaluasi sesuai SOP restoran dan komunikasikan dengan supplier.
Setelah produk diterima, cara penyimpanannya dapat dilihat pada panduan cara menyimpan ayam segar dan frozen di restoran.
4. Timbang dan Hitung Produk yang Datang
Jumlah pada invoice tidak selalu cukup dijadikan dasar penerimaan. Restoran sebaiknya melakukan verifikasi fisik terhadap barang yang datang.
Jika pemesanan menggunakan kilogram, timbang produk menggunakan timbangan yang sesuai dengan kapasitas barang.
Jika pemesanan menggunakan ekor, box, pack, atau jumlah potongan, hitung jumlah fisiknya.
| Satuan pesanan | Pemeriksaan receiving |
|---|---|
| Kilogram | Timbang berat produk |
| Ekor | Hitung jumlah ayam |
| Pack | Hitung jumlah kemasan dan berat per pack jika diperlukan |
| Parting | Periksa jumlah ekor dan pola potongan |
Jika terdapat toleransi berat dalam kerja sama dengan supplier, batas toleransi tersebut sebaiknya sudah disepakati sebelumnya dan tidak ditentukan secara mendadak saat receiving.
5. Periksa Rentang Berat Ayam
Total berat pesanan dapat sesuai, tetapi ukuran masing-masing ayam belum tentu sesuai dengan spesifikasi menu.
Contohnya, restoran memesan ayam dengan rentang berat tertentu karena akan dipotong menjadi parting 8. Jika ayam yang datang terlalu kecil atau terlalu besar, ukuran lauk setelah dipotong juga dapat berubah.
Karena itu, lakukan sampling terhadap beberapa ekor atau kemasan jika rentang berat menjadi bagian penting dari spesifikasi.
Hal yang dapat dicatat antara lain:
- Berat minimum sampel
- Berat maksimum sampel
- Berat rata-rata
- Jumlah produk yang berada di luar toleransi
Konsistensi ukuran penting terutama untuk restoran yang menggunakan satu potong ayam per porsi karena perubahan ukuran dapat memengaruhi tampilan menu dan biaya bahan.
Dampaknya terhadap biaya menu dapat dihitung melalui panduan cara menghitung food cost menu ayam per porsi.
6. Periksa Jumlah dan Pola Ayam Parting
Jika restoran menggunakan ayam parting, jangan hanya memeriksa jumlah kilogram.
Periksa apakah:
- Jumlah parting sesuai pesanan
- Pola pemotongan sesuai spesifikasi
- Bagian ayam yang dibutuhkan tersedia
- Ukuran antar potongan masih dalam toleransi yang disepakati
- Tidak terdapat pola pemotongan yang berbeda dari sampel awal
Parting 10 atau 12 dapat memiliki pola pembagian yang berbeda antara supplier. Karena itu, sampel atau foto spesifikasi dapat digunakan sebagai referensi ketika memulai pemesanan rutin.
Untuk pesanan dalam volume besar, melakukan pengecekan sampel pada beberapa kemasan biasanya lebih praktis dibanding membuka seluruh produk.
7. Periksa Ayam Fillet Berdasarkan Spesifikasi
Untuk ayam fillet, parameter pemeriksaan dapat berbeda dari ayam bertulang.
Beberapa hal yang dapat dicek meliputi:
- Jenis fillet yang dipesan
- Berat total
- Ukuran atau gramasi jika telah ditentukan
- Kondisi trimming
- Kondisi kemasan
- Segar atau frozen sesuai pesanan
Restoran yang menggunakan fillet untuk rice bowl, grill, atau menu berdasarkan gramasi dapat melakukan sampling berat untuk memastikan produk sesuai dengan proses produksi.
8. Bagaimana Mengecek Kondisi Fisik Ayam?
Pemeriksaan fisik dapat membantu mengidentifikasi ketidaksesuaian yang terlihat saat receiving, tetapi sebaiknya tidak digunakan sebagai satu-satunya dasar keamanan pangan.
Periksa adanya kondisi yang tidak normal seperti:
- Kemasan bocor atau terbuka
- Aroma yang tidak normal
- Cairan berlebihan akibat kerusakan kemasan atau perubahan kondisi produk
- Kontaminasi yang terlihat
- Benda asing
- Tanda thawing pada produk yang seharusnya frozen
- Perubahan kondisi yang berbeda jauh dari spesifikasi produk biasanya
Warna produk tidak sebaiknya digunakan sendirian untuk menentukan apakah ayam dapat diterima atau ditolak. Penilaian harus melihat kondisi produk secara keseluruhan, suhu, kemasan, tanggal, dan spesifikasi yang telah ditetapkan.
9. Periksa Informasi Tanggal dan Label
Informasi tanggal membantu restoran mengatur rotasi stok setelah produk diterima.
Untuk produk yang memiliki label, periksa informasi yang relevan seperti:
- Nama produk
- Tanggal produksi jika tercantum
- Tanggal kedaluwarsa atau batas penggunaan
- Nomor batch jika tersedia
- Berat produk
- Petunjuk penyimpanan jika tersedia
Bahan yang tidak langsung digunakan juga perlu memiliki identifikasi tanggal penerimaan sehingga tim dapur mengetahui kapan barang masuk.
Hal ini mempermudah penerapan FIFO dan FEFO saat produk sudah berada di chiller atau freezer.
Kapan Ayam Sebaiknya Ditahan atau Tidak Langsung Diterima?
Tidak semua ketidaksesuaian harus diperlakukan dengan cara yang sama. Restoran dapat menggunakan status diterima, ditahan untuk verifikasi, atau ditolak dalam SOP receiving.
| Kondisi | Tindakan awal |
|---|---|
| Produk dan jumlah sesuai | Terima dan pindahkan ke penyimpanan |
| Selisih berat kecil dalam toleransi yang disepakati | Catat dan terima sesuai prosedur |
| Jenis atau parting berbeda | Tahan dan konfirmasi ke supplier |
| Suhu tidak sesuai spesifikasi penerimaan | Pisahkan dan evaluasi sebelum diterima |
| Kemasan bocor atau rusak | Pisahkan produk terdampak dan verifikasi |
| Produk melewati tanggal kedaluwarsa | Jangan masukkan ke stok |
| Frozen menunjukkan tanda telah mencair | Pisahkan dan evaluasi sesuai SOP |
Kriteria final penerimaan dan penolakan sebaiknya ditulis dalam SOP serta disepakati dengan supplier. Dengan begitu, keputusan tidak bergantung pada penilaian berbeda dari setiap staf receiving.
Apa yang Harus Dicatat dalam Receiving Log?
Receiving log membuat proses penerimaan lebih mudah ditelusuri jika terdapat masalah setelah barang digunakan atau disimpan.
Data yang dapat dicatat meliputi:
- Tanggal penerimaan
- Jam barang tiba
- Nama supplier
- Jenis produk
- Nomor PO atau invoice
- Jumlah pesanan
- Jumlah diterima
- Berat aktual
- Suhu produk jika diperiksa
- Kondisi kemasan
- Hasil pemeriksaan spesifikasi
- Nama staf yang menerima
- Catatan ketidaksesuaian
- Tindakan yang dilakukan
Contoh format sederhananya:
| Tanggal | Produk | Pesanan | Diterima | Suhu | Kondisi | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 07/08 | Ayam parting 8 | 50 kg | 50 kg | Sesuai SOP | Kemasan baik | Diterima |
Format tersebut dapat dikembangkan sesuai kebutuhan restoran.
Siapa yang Sebaiknya Bertanggung Jawab atas Receiving?
Restoran sebaiknya menentukan staf yang memiliki tanggung jawab jelas untuk menerima bahan baku.
Petugas receiving perlu mengetahui:
- Spesifikasi produk yang dipesan
- Cara membaca PO dan invoice
- Cara menggunakan timbangan
- Cara melakukan pengecekan suhu jika diperlukan
- Toleransi berat dan ukuran
- Kriteria produk yang perlu ditahan
- Siapa yang harus dihubungi jika terdapat ketidaksesuaian
Jika setiap orang dapat menerima barang tanpa standar yang sama, produk yang tidak sesuai dapat masuk ke dapur tanpa tercatat.
Apa yang Dilakukan Setelah Ayam Diterima?
Setelah pemeriksaan selesai, produk sebaiknya segera dipindahkan ke fasilitas penyimpanan yang sesuai.
Ayam segar dipindahkan ke chiller, sedangkan ayam frozen dikembalikan ke kondisi penyimpanan beku. Produk tidak sebaiknya dibiarkan menunggu di area receiving lebih lama dari yang diperlukan.
Jika barang tidak langsung digunakan, beri tanggal penerimaan dan atur posisinya berdasarkan sistem FIFO atau FEFO.
Panduan lengkap mengenai suhu, penataan rak, label, dan thawing dapat dibaca di cara menyimpan ayam di restoran dengan benar.
Bagaimana Receiving Membantu Mengontrol Food Cost?
Receiving tidak hanya berkaitan dengan keamanan dan kualitas produk. Proses ini juga memengaruhi food cost.
Misalnya restoran memesan 50 kg tetapi tidak pernah menimbang barang yang datang. Selisih berat yang berulang dapat menyebabkan catatan pembelian dan stok tidak sesuai dengan penggunaan aktual.
Hal yang sama berlaku pada ukuran ayam. Jika berat ayam berubah tetapi restoran tetap menggunakan satu ekor untuk jumlah porsi yang sama, biaya per porsi dapat ikut berubah.
Karena itu, data receiving dapat digunakan bersama catatan produksi untuk mengevaluasi:
- Harga pembelian
- Berat aktual
- Yield produk
- Jumlah porsi
- Waste
- Food cost aktual
Untuk perhitungannya, lihat artikel cara menghitung food cost menu ayam per porsi.
Bagaimana Menentukan Jumlah Ayam yang Harus Dipesan?
Receiving akan lebih sederhana jika jumlah pesanan sudah dihitung berdasarkan produksi yang direncanakan.
Restoran atau katering dapat menentukan kebutuhan berdasarkan:
- Jumlah porsi
- Jumlah parting per ekor
- Gramasi fillet per porsi
- Yield produksi
- Cadangan yang dibutuhkan
- Stok yang masih tersedia
Contohnya, kebutuhan ayam untuk 100 porsi parting 8 dapat dihitung berdasarkan jumlah potongan yang dihasilkan dari setiap ekor.
Perhitungannya tersedia pada panduan cara menghitung kebutuhan ayam untuk 100 porsi.
Checklist Penerimaan Ayam untuk Restoran
Checklist berikut dapat digunakan sebagai dasar sebelum disesuaikan dengan SOP masing-masing usaha:
- □ Area receiving dalam kondisi bersih
- □ Kendaraan pengiriman dalam kondisi bersih
- □ Jenis produk sesuai PO
- □ Produk segar atau frozen sesuai pesanan
- □ Suhu sesuai standar penerimaan
- □ Kemasan bersih dan tidak bocor
- □ Produk belum melewati tanggal kedaluwarsa
- □ Jumlah kemasan sesuai
- □ Berat sesuai pesanan atau toleransi
- □ Rentang berat ayam sesuai spesifikasi
- □ Jumlah parting sesuai
- □ Pola potongan sesuai sampel atau kesepakatan
- □ Tidak terdapat kondisi fisik yang tidak normal
- □ Ketidaksesuaian sudah dicatat
- □ Receiving log sudah diisi
- □ Produk segera dipindahkan ke chiller atau freezer
- □ Produk yang tidak langsung digunakan diberi tanggal penerimaan
Spesifikasi Apa yang Sebaiknya Disepakati dengan Supplier Ayam?
Receiving menjadi lebih mudah jika restoran dan supplier sudah menggunakan spesifikasi yang sama sejak sebelum pemesanan.
Beberapa hal yang sebaiknya dijelaskan adalah:
- Ayam segar atau frozen
- Jenis produk
- Rentang berat
- Jumlah parting
- Pola potongan
- Kebutuhan fillet atau trimming
- Jenis dan ukuran kemasan
- Jumlah per kemasan
- Volume pesanan
- Jadwal pengiriman
- Toleransi berat atau ukuran
- Prosedur ketika produk tidak sesuai
Ayamitra menyediakan berbagai produk ayam untuk kebutuhan bisnis, termasuk ayam segar, ayam frozen, ayam parting, ayam fillet, dan pilihan produk lainnya untuk kebutuhan restoran, katering, serta usaha kuliner.
Kesimpulan
Checklist penerimaan ayam membantu restoran memastikan bahwa produk yang datang sesuai dengan pesanan sebelum masuk ke chiller, freezer, atau proses produksi.
Pemeriksaan sebaiknya mencakup jenis produk, kondisi segar atau frozen, suhu, kemasan, berat, jumlah, rentang ukuran, pola parting, kondisi fisik, dan informasi tanggal. Setiap ketidaksesuaian perlu dicatat dan dipisahkan untuk diverifikasi sebelum produk diterima sebagai stok reguler.
Receiving yang konsisten juga menghasilkan data yang berguna untuk mengontrol persediaan, menghitung food cost, dan mengevaluasi performa supplier.
Untuk mendiskusikan spesifikasi ayam, ukuran, parting, volume, kemasan, dan jadwal pengiriman sesuai kebutuhan usaha, silakan minta penawaran dari Ayamitra.
Pertanyaan Umum tentang Penerimaan Ayam dari Supplier
Apa yang harus dicek saat ayam dari supplier datang?
Periksa kesesuaian dengan pesanan, suhu produk, kondisi kemasan, berat atau jumlah, rentang ukuran, jumlah parting, kondisi fisik, serta informasi tanggal sebelum ayam dimasukkan ke penyimpanan.
Apakah ayam yang datang perlu ditimbang?
Ya, jika transaksi atau spesifikasi menggunakan berat. Penimbangan membantu memastikan jumlah aktual sesuai dengan purchase order, invoice, dan toleransi yang telah disepakati.
Bagaimana jika suhu ayam tidak sesuai saat diterima?
Pisahkan produk terlebih dahulu dan jangan langsung memasukkannya ke stok reguler. Evaluasi berdasarkan SOP penerimaan dan spesifikasi yang telah disepakati, kemudian konfirmasikan ketidaksesuaian kepada supplier.
Apakah kemasan ayam yang bocor boleh langsung diterima?
Kemasan yang bocor sebaiknya dipisahkan dari produk lain dan dievaluasi sebelum diterima. Kondisi kemasan merupakan salah satu bagian penting dalam pemeriksaan bahan baku.
Apa yang perlu dicatat dalam receiving log?
Receiving log dapat mencatat tanggal dan waktu penerimaan, supplier, jenis produk, nomor PO, jumlah atau berat, suhu, kondisi kemasan, hasil pemeriksaan spesifikasi, ketidaksesuaian, tindakan yang dilakukan, dan nama petugas penerima.
Apa yang dilakukan setelah ayam lolos pemeriksaan?
Produk segera dipindahkan ke chiller atau freezer sesuai kondisinya. Jika tidak langsung digunakan, beri identifikasi tanggal penerimaan dan atur stok menggunakan FIFO atau FEFO.